Die GmbH ist die beliebteste Kapitalgesellschaft in Deutschland — über 500.000 sind aktiv. Der Grund ist simpel: beschränkte Haftung bei überschaubarem Aufwand. Aber „überschaubar” heisst nicht „einfach”. Zwischen Gesellschaftsvertrag und erstem Geschäftstag liegen einige Schritte, die Sie kennen sollten.
Was ist eine GmbH und warum gerade diese Rechtsform?
GmbH steht für Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Der Kern: Im Ernstfall haften Sie nur mit dem Gesellschaftsvermögen — Ihr Privatvermögen bleibt geschützt. Das ist der entscheidende Unterschied zum Einzelunternehmen oder zur GbR, wo Sie mit allem haften, was Sie besitzen.
Wann eine GmbH sinnvoll ist: Wenn Sie nennenswertes unternehmerisches Risiko tragen (Verträge, Mitarbeiter, Investoren), wenn Sie professionell gegenüber Geschäftspartnern auftreten wollen, wenn Sie Investoren einbinden möchten (Anteile sind übertragbar) oder wenn Ihre Gewinne über 60.000 bis 80.000 Euro liegen (steuerliche Vorteile).
Die Kosten: Was kommt auf Sie zu?
Stammkapital: 25.000 Euro
Das gesetzliche Minimum. Davon müssen bei Gründung mindestens 12.500 Euro eingezahlt werden. Der Rest kann später nachgezahlt werden — aber Vorsicht: Solange das Stammkapital nicht voll eingezahlt ist, haften die Gesellschafter für die Differenz persönlich.
Wichtig: Das Stammkapital ist kein „totes” Geld. Es steht dem Unternehmen als Betriebskapital zur Verfügung — für Miete, Equipment, Wareneinkauf, Gehälter. Es muss nur bei der Gründung auf dem Geschäftskonto vorgewiesen werden.
Notarkosten: 800 — 1.500 Euro
Die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags ist Pflicht. Bei einem Standard-Mustervertrag mit einem Gesellschafter liegen die Kosten bei ca. 800 Euro. Bei individualisierten Verträgen mit mehreren Gesellschaftern, komplexen Regelungen oder Satzungsänderungen schnell bei 1.500 Euro oder mehr.
Handelsregister: 150 — 300 Euro
Die Eintragung ins Handelsregister kostet je nach Amtsgericht 150 bis 300 Euro. Die GmbH existiert rechtlich erst ab der Eintragung — vorher agieren Sie als „GmbH in Gründung” (GmbH i.G.) mit persönlicher Haftung.
Gewerbeamt: 20 — 60 Euro
Gewerbeanmeldung — der günstigste Posten. In vielen Städten online möglich.
Steuerberater: 500 — 1.500 Euro
Nicht Pflicht, aber dringend empfohlen. Ein Steuerberater hilft bei der steuerlichen Erfassung, der Eröffnungsbilanz und der Strukturierung der Gesellschaft. Langfristig werden Sie ohnehin einen brauchen — GmbHs sind buchführungs- und bilanzierungspflichtig.
Gesamtkosten Gründung
Realistisch: 1.500 bis 3.000 Euro reine Gründungskosten (ohne Stammkapital). Mit Stammkapital: 14.000 bis 28.000 Euro. Das ist die Eintrittskarte — laufende Kosten kommen obendrauf.
Schritt-für-Schritt: GmbH gründen in 8 Schritten
Schritt 1: Gesellschaftsvertrag aufsetzen
Das Herzstück der GmbH. Der Vertrag regelt: Firma (Name), Sitz, Gegenstand des Unternehmens, Stammkapital, Anteile der Gesellschafter, Geschäftsführung. Es gibt Musterverträge (Musterprotokoll für einfache Gründungen mit max. drei Gesellschaftern), die günstiger beim Notar sind. Für komplexere Konstellationen lohnt sich ein individueller Vertrag.
Schritt 2: Notartermin
Alle Gesellschafter müssen persönlich erscheinen. Der Notar beurkundet den Vertrag, erstellt die Gesellschafterliste und meldet die GmbH beim Handelsregister an. Dauer: 30-60 Minuten.
Schritt 3: Geschäftskonto eröffnen
Sofort nach dem Notartermin. Die Bank braucht den beurkundeten Gesellschaftsvertrag. Das Stammkapital (mindestens 12.500 Euro) muss auf dieses Konto eingezahlt werden.
Schritt 4: Stammkapital einzahlen
Überweisung auf das Geschäftskonto. Die Bank bestätigt den Eingang — diese Bestätigung brauchen Sie für das Handelsregister.
Schritt 5: Handelsregistereintragung
Der Notar reicht die Unterlagen ein. Die Eintragung dauert je nach Amtsgericht 1 bis 4 Wochen. Erst mit Eintragung ist die GmbH voll rechtsfähig.
Schritt 6: Gewerbe anmelden
Beim Gewerbeamt am Sitz der GmbH. Danach informiert das Gewerbeamt automatisch das Finanzamt, die IHK und die Berufsgenossenschaft.
Schritt 7: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Vom Finanzamt kommt der Fragebogen — online über ELSTER ausfüllen. Hier legen Sie u.a. die geschätzte Umsatz- und Gewinnprognose fest. Vorsicht: Zu optimistische Schätzungen führen zu hohen Vorauszahlungen.
Schritt 8: Geschäftsbetrieb aufnehmen
Ab jetzt können Sie offiziell loslegen. Rechnungen schreiben, Verträge abschliessen, Mitarbeiter einstellen. Willkommen in der Selbstständigkeit.
GmbH vs. UG: Was ist besser?
Die UG (haftungsbeschränkt) ist im Prinzip eine GmbH mit niedrigerem Stammkapital (ab 1 Euro). Der Haken: 25 Prozent des Jahresgewinns müssen in eine Rücklage, bis 25.000 Euro erreicht sind. Und der Imagefaktor: Eine UG mit 100 Euro Stammkapital wirkt auf Geschäftspartner anders als eine GmbH mit 25.000 Euro.
Empfehlung: Wenn Sie das Kapital haben, direkt die GmbH. Wenn nicht, mit der UG starten und bei Erreichen der 25.000 Euro in eine GmbH umwandeln (formwechselnde Umwandlung, kostet ca. 1.000-2.000 Euro beim Notar).
Laufende Pflichten einer GmbH
Doppelte Buchführung (Pflicht). Jahresabschluss (Bilanz + GuV). Offenlegung beim Bundesanzeiger. Gewerbesteuer (ab 24.500 Euro Gewinn). Körperschaftsteuer (15 Prozent + Soli). IHK-Beiträge. Gesellschafterversammlungen protokollieren. Das klingt nach viel — mit einem guten Steuerberater und einer soliden Buchhaltungssoftware (sevDesk, lexoffice, DATEV) ist es Routine.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine GmbH alleine gründen?
Ja. Eine Ein-Personen-GmbH ist möglich und sogar häufig. Sie sind dann alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer. Der Nachteil: keine Gewaltenteilung — Sie kontrollieren sich selbst.
Wie lange dauert die GmbH-Gründung?
Vom Notartermin bis zur Handelsregistereintragung: 2 bis 6 Wochen. Mit Vorbereitung (Gesellschaftsvertrag, Kontoeröffnung) insgesamt 4 bis 8 Wochen. Express-Gründungen mit Musterprotokoll sind in 2-3 Wochen möglich.
Brauche ich als Geschäftsführer ein Gehalt?
Nicht zwingend, aber empfehlenswert. Ein angemessenes Geschäftsführergehalt reduziert den körperschaftsteuerpflichtigen Gewinn der GmbH und wird mit Ihrem persönlichen Einkommensteuersatz besteuert — oft ein steuerlicher Vorteil. „Angemessen” definiert das Finanzamt allerdings eng: Weder zu hoch noch zu niedrig.
Was passiert, wenn die GmbH scheitert?
Im Normalfall: Sie verlieren maximal das Gesellschaftsvermögen (inkl. Stammkapital). Persönliche Haftung greift nur bei Pflichtverletzungen des Geschäftsführers — Insolvenzverschleppung, verdeckte Gewinnausschüttung, Steuerhinterziehung. Solange Sie sauber arbeiten, bleibt Ihr Privatvermögen geschützt.
Die GmbH-Gründung ist kein Hexenwerk — aber sie erfordert sorgfältige Vorbereitung und ein Budget. Wer die Schritte systematisch abarbeitet und sich von Anfang an professionell aufstellt, legt den Grundstein für ein belastbares Unternehmen. Und wer noch grundsätzlicher starten will: unsere Gründer-Checkliste deckt alle Rechtsformen ab.